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ビジネスコミュニケーションの基本!
ホウレンソウ(報告・連絡・相談)の見直し

ビジネスコミュニケーションの基本!ホウレンソウ(報告・連絡・相談)の見直し

皆さんも、新入社員研修などで、まずは「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)を心がけましょう」と言われた記憶があると思います。この「ホウレンソウ」、聞き慣れてしまって新鮮味がないかもしれませんが、実はコミュニケーションの基本で、人間関係にも非常に影響を及ぼすと、また見直されています。
新人はもちろん、キャリアのある人ほどおざなりになっていないか、自分勝手になっていないか、再確認しておきましょう。

報告について

報告については下記のポイントをチェック。

➀報告の仕方を工夫する
報告で大切なことは、報告を受ける側が分かりやすいこと。
例えば、結論はできるだけ先に言うことがビジネスでは必要です。状況説明などが⻑いと「それでどうなったの?」と報告を受ける側をイライラさせることに。
また、自分はわかっているからといって、主語を略して話したり、ことばを略したりすると思わぬ間違いにつながることもあるので要注意。

➁事実と私情は分けて伝える
これは報告を受ける側のその後の判断にも繋がるので、とても大切なポイント。事実と私情を混同しがちですが、冷静に事実は事実としてまず報告し、別に自分の考えとして伝えていくということが、正確な報告をするということです。
例えば、言葉一つでも受ける印象は違ってきます。
・前年比8%も伸びました。
・前年比8%しか伸びませんでした。
この「も」「しか」は私情ではないか?と考え、報告する相手によっては「前年比8%でした」と、事実だけ伝えることも必要なのです。

③中間報告を行う
キャリアを重ねてくると、「私が任されているのだから、期限までに間に合うから出来てからの報告でいいわ」と思いがち。ただその仕事はあなたの仕事ではなく、会社の仕事だという感覚を常に持っていることが大切です。万が一、病気や予期しない出来事で数日休むことになった時、どこまでその仕事が進んでいるのか、誰も知らないというのでは本当に責任ある仕事の仕方とは言えません。

ビジネス関係のホウレンソウのマナー1

連絡について

連絡については、次のようなことを心がけましょう。

➀伝達手段を工夫する
報告にも言えますが、特に連絡は相手にできるだけ速やかに、正確に伝える必要があります。その際、自分が一番楽な方法で行うのではなく、内容によって相手が情報を得やすい手段を考えることが、よいコミュニケーションへと繋がります。例えば
・文字ではニュアンスが伝わりにくいので、口頭で直接伝える
・記録に残った方がよいので、メールで連絡する
・すぐに気がつくように、デスクにメモを張っておく
・忙しい様子なので、メモとプラス口頭でも伝える
など、いかに相手の立場になって確実に伝わる手段を考えることがポイントです。

➁情報を繋げる
職場ではお互いにどれだけ同じ情報を共有しているかによって、トラブルを少なくし、また仕事の効率を上げることもできます。
連絡などがきた時、「これはあの人も知っていた方がよいのでは」「これについてあの部署には連絡がいっているだろうか」など、お互いに「伝わっているだろう」で済ませず、確認しあうことも大切です。

ビジネス関係のホウレンソウのマナー2

相談について

相談については、どうでしょうか。

➀仕事の相談は早めに
よく締切りギリギリになり、「やはりできません、どうしたらよいのでしょう」と相談をする人がいますが、これでは相談される側も困ってしまいます。特に仕事の上司への相談は早めに行うのがマナーです。

➁相手の状況を見て伺ってから相談
時間を要する内容の場合は、相手の都合を聞いてから相談。その際、緊急性のある場合はその旨も伝えて相手に判断を仰ぐことも必要です。また相談内容を自分自身でも整理し、何を相談したいのか明確にしておきましょう。

③御礼は結果にかかわらず伝える
よく思い通りにいった時だけ、相談した相手に御礼を言う人がいますが、結果に関わらず相談した相手には、報告とお礼を伝えるのがマナーです。
人はどうしても、相談して上手くいかなかった時は、その後何も相談相手に言わない傾向がありますが、相談された相手は「あのことはどうなっただろう」と気にかけているもの。思い通りにいかなかったとしても「その節は相談にのっていただいて、ありがとうございました」ときちんと御礼を述べましょう。

ビジネス関係のホウレンソウのマナー3

ホウレンソウ、簡単なことのようですが、この報告・連絡・相談はコミュニケーションの潤滑油となり、「あの人なら…」という互いの信頼関係を深めることにもなります。
ホウレンソウをお互いに、どれだけ思いやりを持って行うかということを一番心がけたいですね。

<text 木村 由紀子>

 

木村 由紀子 きむら・ゆきこ
学習院大学経済学部卒業。
マスコミで経営企画室、人事部を経て社長秘書を勤める。
その後、静岡で旅館の若女将を経験。
そのキャリアを活かし株式会社ファースト企画代表に就任。
サービス接遇、ビジネスマナーの向上を中心とした講演研修活動を行っている。
企業研修(接客・接遇・ビジネスマナー)随時受付中。

 

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