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ビジネスレターのマナー
手書きで女性らしさを

ビジネスレターのマナー手書きで女性らしさを

最近ではビジネスツールとして、メールが多くなっていますが、そんな中でふと手書きの添え書き、ハガキ、手紙などが届くと、その人の人柄が感じられ心が豊かになりますね。ビジネスなのでもちろん効率や正確性も求められますが、用件や相手によっては、時には手書きも女性らしさが感じられ素敵です。

筆記用具や便箋類は
カジュアルになりすぎないように

筆記用具については、ビジネスなので社内、社外に関わらず、黒やブルーのインクのものがベター。社外の方や目上の方にはボールペンより、万年筆や筆ペンなどを使いましょう。一筆箋や便箋もあまり可愛らしいものやキャラクターのものは避けます。社外の方に出す場合は、会社の便箋や白の無地の便箋を。特におわび状の際は気を付けて。 ハガキは手紙と違って他の人の目に触れることがありますので、内容には心配りが必要です。

ビジネスレターのマナー手書き1

丁寧さが伝わるのが大切

ビジネスに限ったことではありませんが、せっかく手書きのものを送るのですから、丁寧な心が伝わるポイントをチェックしましょう。当たり前のことばかりですが、ちょっとしたことで印象は変わってきます。

①文字は丁寧に書く
上手、下手より丁寧で読みやすいことが大切。達筆でも崩し過ぎてしまう、上手でも急いでなぐり書きのような文字はNG。また、文字に自信がないからといってあまりにも小さい文字もNG。

②便箋は綺麗に折る
便箋はきちんと折りたたみ、封筒に入れる。

③宛名は真っすぐに
宛名は曲がらないように気をつけて書く。

④切手はまっすぐに貼る

⑤封筒は糊付けする
封筒はセロテープでとじないこと。

 

一筆箋を上手に活用しましょう

一筆箋は事務的な連絡など、便箋や書類などでは重すぎるときに適しています。請求書・領収書・見積もり・資料・サンプル送付の時の添え状などに使うとよいでしょう。 また、相手に負担にならないようにお礼を伝えるときにもおすすめです。一筆箋の基本マナーは下記の通りです。

①1枚にまとめる
出来るだけ1枚にまとめ、多くても2枚まで。それ以上になるようなら便箋に。

②最初に相手の名前を書く
最初に相手の名前を、最後に書く自分の名前より少し大きめに書く。

③ひと言挨拶文は必要
頭語、結語、季節の挨拶はいらないが「お世話になっております」「先日はありがとうございました」など、ひと言挨拶文は書く。

④目的、用件を簡潔に書く

⑤封筒は不要
一筆箋は封筒にいれなくてもよい。

 

ビジネスレターのマナー手書き2

目上の方、社外の方への手書きのお礼状、
おわび状は縦書きが基本

目上の人やあらたまった手紙の場合、便箋は縦書き、罫線がない真っ白なものが正式。形式的な手紙は2枚以上の便箋で出し、文面が1枚で終わる場合も白紙の便箋をもう1枚つけます。封筒は二重の白封筒が正式。但し、お見舞いや弔事の場合は「重なる」ことを避けるために、できるだけ封筒は一重のものを選びます。

①封筒の宛名書き例

封筒の形状によってバランスよく書きましょう。

<和封筒>

ビジネスレターのマナー・封筒の宛名書き例1

<洋封筒>

ビジネスレターのマナー・封筒の宛名書き例2

②定型文例

ビジネスレターのマナー・定型文例

①頭語

②時候の挨拶

③安否の挨拶

④お礼やお詫びの挨拶
冒頭で述べる挨拶の言葉

季節感を取り入れた挨拶

用件に入る前に相手の安否を尋ねる

日頃のお世話に感謝したり
御無沙汰の非礼を詫びる
⑤起こし言葉

⑥主文
主文に入るための言葉

相手に伝えたい用件
⑦結びの挨拶
 

⑧結語
相手の健康を祈る挨拶
伝言などを頼む

締めくくりの言葉
「かしこ」は女性に限定
⑨日付
 

⑩署名
 

⑪宛名
正式には年月日を書く
月日だけでもよい

フルネーム、ビジネスの場合は
会社、部署、肩書きも書く

相手の役職など略せずに書く
署名より大き目に、正確に書く

その他のマナー

①追伸について
目上の方にはできるだけ避ける。また、お見舞いやお悔やみの手紙にも追って重なるということからできるだけ書かない。

②見舞状やお悔やみ状は本題から
病気、災害見舞などの見舞状、またお悔やみ状は時候の挨拶などは省いて、すぐに本題に入るか頭語「急啓」などを用いる。

③行末、行頭に気をつける
相手を敬称する言葉や相手の名前を行の最後に書くことは避け、また「私」など自分に関する言葉が行頭にできるだけこないようにする。(出来る範囲で)

④一通に内容は一つ
一通の手紙に内容は極力一つにする。
例)×お礼とお願いごとを一つの手紙にあわせて書く
  ×お詫びとご案内を一つの手紙にあわせて書く

ビジネスレターのマナー手書き3

手紙は目上の方や社外の方に出す際は、少し決まり事が多いため敬遠しがちですが、一度きちんとした手紙の定型をマスターすれば、意外に時間もかからずに書けます。
また、あまりにも定型にこだわりせっかくの気持ちが伝わらないようでは本末転倒です。本文のところはご自身の言葉でできるだけ丁寧に心を込めて書くようにしましょう。
きっと、メールやパソコンで打ったものとは違う何かが相手に伝わると思います。

<text 木村 由紀子>

 

木村 由紀子 きむら・ゆきこ
学習院大学経済学部卒業。
マスコミで経営企画室、人事部を経て社長秘書を勤める。
その後、静岡で旅館の若女将を経験。
そのキャリアを活かし株式会社ファースト企画代表に就任。
サービス接遇、ビジネスマナーの向上を中心とした講演研修活動を行っている。
企業研修(接客・接遇・ビジネスマナー)随時受付中。

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