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企業人としての自覚が大切!
出張において気を付けたいマナー

企業人としての自覚が大切!出張において気を付けたいマナー

今は女性も男性と同じように出張に行く人も多いと思います。出張と言っても日帰りなのか宿泊するか、一人なのか上司と一緒なのかなど状況は様々ですが、ここではどのような場合にも共通していえるマナーを確認しましょう。

事前準備はしっかりと

当たり前のことですが、出張に出かける前には交通機関やホテルの場所、持ち物などをしっかりと確認しておきましょう。特に仕事に関する名刺や資料などは、念入りに確認して。出張が多い人は「出張持ち物リスト」などを作成しておくと、忘れ物がなくまた効率的に準備することができます。

①スーツ
移動距離が長い場合しわになりにくい素材のものを選ぶか、しわとりスプレーなどを持っていく。

②靴
長距離を歩くことを考え、歩きやすいものを選ぶ。または履き替え用の靴を持っていく。

③携帯品
ソーイングセット、絆創膏、薬、染み抜きなど、備えとしてバックに入れておく。

④防災用品
万が一の災害に備えて出来る範囲の防災用品を意識する(例:充電器、タオル、透明ビニール袋、風呂敷、新聞紙、携帯食、携帯ラジオ、ペットボトルの水など)。

出張のマナー2

公共交通機関のマナー

ビジネスだからといって、日常のマナーと特別に違うわけではありませんが、改めて下記の点に注意しましょう。

①キャリーバックを引いて歩くとき
周りの人にぶつからないようにできるだけ身体の近い所で引くようにする(キャリーバックを引きながら携帯電話を見るのは大変危険なのでやめましょう)。

②座席を後ろに倒すとき
後ろの人に一声かける(後ろの人の状況にもよる)。降りる時は倒した座席を元に戻し、飲み物や食べ物はきちんと片づける。

③上司と出張するとき
窓側を上座とし、窓側の席は上司が座る。

④パソコンで業務をするとき
秘密事項、個人情報などに十分注意する。

出張のマナー3

宿泊施設でのマナー

プライベートとは違い、会社名で予約を取ることや、また領収書を発行してもらうこともあるため、企業人として以下の点に気を付けましょう。

①チェックアウト

ある程度部屋の中を整える。例えばベッドも起きたままではなく、上掛け布団などを元にもどす。使用したタオル類はお風呂場にまとめる。飲み終えたペットボトルなどは一カ所にまとめる。ドライヤーやスリッパなどは最初にあった場所にもどす。
最後に部屋に忘れ物がないか、十分注意する。

②夜遅くの出入り
ドアの開け閉めを乱暴にしない。

③廊下
大きな声で立ち話などはしない。

④深夜の部屋で
ドライヤーやテレビの大きな音などは気を付ける。

⑤領収書をもらう
宛名、金額、日付などはきちんとチェックする。

⑥ホテルへのクレーム
ホテルにクレームや何か意見を言う時には、丁寧なことば遣いを心がける。

出張のマナー4

出張先にて

出張の場合、慣れない場所のことが多いので、様々なことに普段より注意を払わなくてはなりません。

①時間に余裕を持つ

交通の混みぐあいや、道路事情が異なるため時間に余裕を持って移動する。

②その日のうちに整理整頓
出張の訪問先ではあいさつを丁寧にし、いただいた名刺や資料、訪問内容などはホテルに戻ってからその日のうちに整理確認する。

③お酒は適量に
訪問先などから接待を受けた時は、お酒などは適量を飲み、節度を守るようにする。

④業務時間外も節度を守る
業務後はプライベートな時間で知らない土地で羽目を外しがちだが、次の日の業務に支障がない範囲で楽しむ。

⑤連絡、報告を怠らない
会社への連絡は毎日する。方法はメールや電話など社内の決まりのツールでよいが、緊急性のあるものや、重要性の高い物は上司に直接電話で話をした方がよい。

出張後について

出張中の留守の間、他の人達にフォローをお願いしているわけですから、出社したら周りの人に御礼の挨拶をし、上司には出張中の報告をしましょう。会社の一員として出張したのですから、通常出張報告書を提出します。規定のフォーマットがあると思いますので、できるだけ速やかに提出すること。
また、お世話になった訪問先には電話や、メール、手紙などで御礼を伝えるとよいでしょう。

出張のマナー5

出張はプライベートでの旅行と違い、ビジネスの目的があります。常に企業人としての自覚をもって、行動することが大切ですね。

<text 木村 由紀子>

 

木村 由紀子 きむら・ゆきこ
学習院大学経済学部卒業。
マスコミで経営企画室、人事部を経て社長秘書を勤める。
その後、静岡で旅館の若女将を経験。
そのキャリアを活かし株式会社ファースト企画代表に就任。
サービス接遇、ビジネスマナーの向上を中心とした講演研修活動を行っている。
企業研修(接客・接遇・ビジネスマナー)随時受付中。

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