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絶対おさえておきたいビジネスの基本!
訪問のマナー(アポイント~入室まで)

絶対おさえておきたいビジネスの基本!訪問のマナー(アポイント~入室まで)

新年度が始まり、取引先や新規のお客様へ訪問する機会が多い時期。
そこで、今回は2回に渡ってビジネスシーンでの訪問のマナーをご紹介します。
初回はアポイントの取り方から、応接室に案内されるまでに気を付けたいポイントを整理してみましょう。

アポイントを取る

ビジネスで訪問をする際は、事前にアポイントを取る必要があります。
初めて訪問する場合は直前ではなく、1週間ほど前までには連絡を取り約束をしましょう。

●伝える内容
電話やメールでアポイントを取ることが多いと思いますが、まずは以下の内容を相手に伝えます。
①用件
②どのくらいの時間が必要か
③同伴者の役職、氏名

例)
先日のお見積りの件で、部長の佐藤と一緒に伺いたいと思います。
30分ほどお時間を頂戴したいのですが・・・・・

●日程の調整
日程については、前もって同伴者と都合の良い日・悪い日など打合せをしておきますが、あくまでも優先するのは先方の予定
先方と予定が合わない場合は一旦折り返しとし、同伴者と相談して再度替わりの日程を提示します。

ビジネス関係の訪問マナー1

事前準備をする

訪問をする前に、以下のことを確認しましょう。

①前日に日程を確認する
アポイントを取った日から約束の日まで日数が経過している場合は、前日に再度メールや電話で先方に念のため確認するとよいでしょう。

②必要情報を調べておく
先方の企業や担当者について必要な情報を調べておきます。

③名刺や必要資料を予定人数より少し多く準備する
先方の人数が変わる場合があるため、名刺・必要資料ともに少し多めに準備しましょう。

④訪問先までのアクセスを確認
訪問先までの交通機関や所要時間を調べておきましょう。

ビジネス関係の訪問マナー2

当日の確認事項

アポイント当日は次のことをチェックします。
①念のため同伴者にアポイントを確認
②資料、名刺など持ち物を最終確認
③身だしなみを整える
④時間に余裕を持ち、約束の10分前には到着するように出発

途中交通機関のトラブルなどで遅れそうになった場合は、すぐ先方に電話をしてその旨を伝えましょう。
また早く到着した場合は近くで時間調整をして、5分前~定刻ぐらいになったら受付に行くようにします。
到着は早すぎても遅くても失礼にあたるもの。
先方の都合を考え、適切な時間に来訪するのも社会人のマナーの1つです。

ビジネス関係の訪問マナー3

受付でのマナー

訪問先に到着したら、建物の中に入る前にコートマフラー手袋などの防寒具を脱ぎましょう
その時コートは軽くたたみ、片手に持ちます。
もしアポイント当日に雨が降っていたらタオルを持参するのがおすすめ。
スーツや靴が濡れてしまった場合、入り口付近で水気をふき取るのに重宝します。
また傘はアポイント先では持ち歩くのではなく、外で水滴を払いきちんとたたんだ後、所定の傘立てに立てるようにしましょう。

受付への対応は状況によりますが、上司と一緒の際は部下が対応した方が良いでしょう。
受付では、以下のことを伝えます。
①会社名、部署名、氏名
②訪問相手の部署、役職、氏名
③アポイントの時間

例)
私、株式会社〇〇〇営業部の山田と申します。
本日10時に総務部の佐藤部長とお約束をしております。
お取次ぎをお願いいたします。

名刺を渡す場合はこの時に丁寧に渡し、あとは受付の人の指示に従います。
訪問記録への記帳などがある場合は、部下が上司の分も合わせて書きましょう。
また最近ではパソコンで訪問者を管理してIDカードなどを渡されることも多いので、その場合は見える位置にきちんと着けます。

ビジネス関係の訪問マナー4

応接室に入るまで

上司と一緒にアポイント先へ訪問をし、先方が応接室や会議室に案内してくれる時は、廊下を歩く、エレベーター・エスカレーターの乗り降り共に上司→部下の順で進みます。
その際、廊下などで訪問先の人とすれ違う場面では軽く会釈をして通り過ぎましょう
なお、受付にいる時も案内をされている時も関係ない話や無駄話はNG
携帯電話などの操作もできるだけ控えましょう。
案内された応接室や会議室に入る際は、一度立ち止まり、「失礼いたします」と言って会釈をしてから、上司に続いて入ります

ビジネス関係の訪問マナー5

アポイントが必要ない訪問について

●新規開拓などの営業活動
営業の場合、新規開拓などであえてアポイント無しで訪問する場合があります。
その際は先方に無理なく会ってもらえるよう、忙しくしている時間帯を避けるのがポイント。
突然の訪問のため面談を断られたり不在の場合も多いので、その際は名刺を渡してくれるよう、受付の方にお願いしても良いでしょう

●新年、転勤、退職などの挨拶
新年の挨拶、転勤、退職などで、お世話になった取引先の方に挨拶にいく場合は、基本的にアポイントを取る必要はありません。
受付で挨拶に来た旨を告げ、先方が時間をとってくれた場合は、手短に挨拶をすませるようにします。
関係性にもよりますが、お世話になったのでどうしても会いたい場合はアポイントを取るようにしましょう。

ビジネス関係の訪問マナー6

次回は、応接室、会議室内での様々なマナー、帰る時の気遣いなどをご紹介します。

<text 木村 由紀子>

 

木村 由紀子 きむら・ゆきこ
学習院大学経済学部卒業。
マスコミで経営企画室、人事部を経て社長秘書を勤める。
その後、静岡で旅館の若女将を経験。
そのキャリアを活かし株式会社ファースト企画代表に就任。
サービス接遇、ビジネスマナーの向上を中心とした講演研修活動を行っている。
企業研修(接客・接遇・ビジネスマナー)随時受付中。

 


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